Cito Benelux

Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

“Al onze wensen zijn werkelijkheid geworden”

André Verstegen, Manager Personeelszaken, en Liane Tacke, Personeelsfunctionaris – Cito Benelux

Sinds 2004 werkt Cito Benelux met Prinsys personeelsinformatiesysteem. Het bedrijf is gespecialiseerd in exclusieve back office-dienstverlening voor drie strategische partners: Rittal B.V., Phoenix Contact B.V. en EPLAN Software & Services B.V. Deze drie bedrijven zijn door hun innovatieve producten, toekomstgerichte engineeringsoplossingen en internationale service wereldwijd toonaangevend op het gebied van industriële elektrotechniek, automatisering en IT. In totaal werken er zo’n 250 medewerkers bij Cito Benelux.

Gedigitaliseerde RO-cyclus
Sinds begin 2015 heeft Cito Benelux de RO-cyclus gedigitaliseerd in hun personeelsinformatiesysteem. André Verstegen: ‘Met al onze medewerkers wordt minimaal drie maal per jaar een Resultaat- en Ontwikkelingsgesprek, kortweg R&O-gesprek genoemd, gevoerd. In dit gesprek kijken de leidinggevende en de medewerker terug op de resultaten en persoonlijke ontwikkeling in het afgelopen jaar met betrekking tot werkresultaten en de persoonlijke ontwikkeling voor de komende periode.’

Helikopterview
Cito Benelux wil een stimulerende en inspirerende werkomgeving aanbieden. ‘In het R&O-gesprek is ruimte om afspraken te maken over de verdere ontwikkeling, scholing en loopbaan. Het grote voordeel van een gedigitaliseerde RO-cyclus is dat leidinggevenden en medewerkers een en ander zelf kunnen benaderen. De verantwoordelijkheden liggen bij de juiste personen’, legt Liane Tacke uit. Verstegen vult aan: ‘Op het moment dat een medewerker een formulier invult, krijgt de leidinggevende een melding. Het personeelsinformatiesysteem confronteert je met de afspraken die je hebt gemaakt. Wij van HR moeten het systeem onderhouden, hebben een helikopterview.’

Implementatie als vanzelf
Zowel Verstegen als Tacke vindt dat de implementatie van de RO-cyclus in het bestaande personeelsinformatiesysteem vlot verliep. ‘We kennen het bedrijf Kennys B.V. natuurlijk al wat langer. Er bestaat een natuurlijke samenwerking. Samen met een Kennys-consultant zijn we gaan kijken welke mogelijkheden er zoal waren. Ideeën zijn op papier gezet en er zijn formulieren gemaakt’, aldus Tacke. Verstegen licht toe: ‘Zo hebben we een goedkope, maar speciaal voor ons op maat gemaakte oplossing weten te creëren. Nu we de functionaliteit in gebruik hebben komen we overigens zaken tegen die we willen wijzigen. Het is prettig dat Kennys daarvoor open staat.’

Wensen waargemaakt
Kennys organiseert met enige regelmaat gebruikersbijeenkomsten. Tacke: ‘In de gebruikersbijeenkomsten kom je erachter waar andere bedrijven het systeem voor gebruiken. Dat betekent dat je veel van elkaar kunt leren en het wiel niet opnieuw hoeft te worden uitgevonden. Het personeelsinformatiesysteem is bovendien bijzonder gebruiksvriendelijk. Al met minimale kennis kun je in het systeem werken.’ Verstegen en Tacke hechten veel waarde aan het feit dat de consultants van Kennys met hen meedenken. Verstegen: ‘Veel grote leveranciers van HR-software zijn log en houden daardoor te weinig rekening met de wensen van de klant. Dat is ook de reden waarom we destijds bij Kennys zijn gekomen. Kennys is relatief klein en dankzij de korte lijnen kan er snel geschakeld worden. Tot nu toe zijn al onze wensen realiteit geworden. Niets lijkt onmogelijk.’

Heijmans

Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

Dankzij korte lijnen is werken met het Prinsys HRM-systeem bijzonder flexibel”

Marius Derde, Information manager – Heijmans
Heijmans gebruikt HRM-systeem Prinsys

Wie zich veel op de weg begeeft, ziet ze geregeld: de gele bedrijfswagens van Heijmans, het Nederlandse bedrijf dat tal van infrastructurele projecten en bouw- en installatiewerken ontwikkelt én uitvoert. In Nederland werken er zo’n 6.000 personen bij de beursgenoteerde onderneming en in Rosmalen bevindt zich het hoofdkantoor. Zaak dus om het personeelsbeleid in goede banen te leiden, zeker op informatietechnologisch gebied.

Een van de eerste gebruikers
“Wij werken al sinds 1990 met personeelsinformatiesysteem Prinsys waaraan salarisadministratiesysteem Baan 4 Payroll gekoppeld is. Of eigenlijk is het andersom, want bij Heijmans is het PI-systeem aan het salarissysteem gekoppeld. Het uitbetalen van het salaris staat voor onze medewerkers voorop, vandaar dat we voor deze manier gekozen hebben. Misschien zijn wij zelfs wel één van de eerste gebruikers van PI-systeem Prinsys geweest! Waarom we destijds gekozen hebben voor Prinsys? Dat kwam door een afstudeeronderzoek van een student van de TU Delft. Mede op basis van zijn bevindingen hebben we de keuze voor het HRM-systeem gemaakt. Kennys, het bedrijf achter het personeelsinformatiesysteem, was toen nog erg jong en kleinschalig. Dat sprak ons aan. We gaan vaker met kleinere bedrijven in zee, omdat we in de ontwikkeling van de software een dan nog belangrijkere stem kunnen hebben. Het is fijn wanneer leveranciers naar je luisteren en bepaalde maatwerkoplossingen in hun software inbouwen. Prinsys denkt wat dat betreft heel goed met ons mee. Een voorbeeld is Employee Selfservice, de bron hiervan is bij Heijmans gelegd. Al zijn we nu nog niet in staat om alle personeelsgegevens zelf door onze medewerkers te laten invoeren. Wellicht gaat dit wel gebeuren in de nabije toekomst.”

Open en flexibel
“De korte lijnen van Kennys zijn enkele van hun sterke punten. Hierdoor heb je immers alle voordelen van flexibiliteit. Zo worden we altijd snel geholpen en zijn de juiste mensen met de juiste kennis snel toegankelijk. Eén telefoontje en je bent met de juiste persoon verbonden. Bij grote organisaties kom je er vaak niet eens door! Uiteraard gaan er ook wel eens zaken mis, maar niet veel. Ik kan me niet herinneren in de afgelopen jaren dat ik nu met PI-systeem Prinsys werk, dat er zaken zijn geweest die we niet hebben kunnen oplossen. Dat komt naar mijn idee door open communicatie, iets waarvan ik een groot voorstander ben. Voor ons is het belangrijk dat inzake het personeelsbeleid het PI-systeem volledig is en betrouwbare informatie biedt. Wij leggen namelijk heel veel vast in het systeem, denk aan ziekteverzuim, verlofaanvragen, functioneringsgesprekken, beoordelingen… Bovendien rapporteren we hier ook frequent over. Het PI-systeem is geen doel op zich, maar ondersteunt het personeelsbeleid. Het is een tool voor administratie en managementinformatie.Softwareoplossingen vinden die het personeelsbeleid ondersteunen is een belangrijk onderdeel van mijn werk. Het integreren is het leukste aan mijn baan, bij overnames en bij het samenvoegen van bedrijven. En met Prinsys hebben we denk ik een heel sterke tool.”

Info Support

Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

”Het is fijn dat we kunnen terugvallen op de consultants van Kennys” 

Mark Stap, Adviseur Reward Info Support

Info Support is specialist in het ontwikkelen, beheren en hosten van op maat gemaakte software en levering van BI- en integratieoplossingen. Daarnaast biedt Info Support ruim 300 trainingen aan op gebied van softwareontwikkeling. In totaal heeft de organisatie, die onderverdeeld is in meerdere bedrijven, zo’n 450 medewerkers in dienst. Begin 2015 heeft Info Support Prinsys personeelsinformatiesysteem in gebruik genomen. Naast de registratie van personeelsgegevens binnen Prinsys, zijn verzuimregistratie, wagenparkbeheer, rapportages en de webgids belangrijke functionaliteiten waarvan Info Support gebruik maakt of gaat maken.


Uniform beheer

Voorheen beheerde Info Support personeelsgegevens met behulp van Excel. Op een gegeven moment waren er echter vele lijsten met verschillende doeleinden in omloop, waarna de HRD-afdeling besloot om een en ander op één plek onder te brengen, en wel in een personeelsinformatiesysteem. Mark Stap, adviseur Reward bij Info Support en beheerder van Prinsys, legt uit: ‘Door op één plek gegevens te registreren wordt niet alleen de kans op fouten verkleind, ook wordt data op deze wijze op een uniforme manier bijgehouden en wordt analyse makkelijker.‘ Stap vervolgt: ‘Onder andere vanwege het voorkomen van Amerikaanse wetgeving hebben we bewust gekozen voor een Nederlandse partner op het vlak van HRM-software. Uiteindelijk viel onze keuze op Prinsys personeelsinformatiesysteem van softwareproducent Kennys B.V.. Vanwege de grote hoeveelheid lijsten die in omloop waren, betekende de implementatie van het personeelsinformatiesysteem dat er veel gegevens moesten worden gedigitaliseerd, overgezet en gecontroleerd. Dit intensieve en zorgvuldige proces nam een behoorlijke tijd in beslag, maar met als resultaat één plek voor alle gegevens van de verschillende bedrijven.’


Soepele implementatie

Ondanks de grootte van het project verliep de implementatie zelf soepel. Stap licht toe: ‘De migratie zelf was vrij intensief. Een projectteam, bestaande uit onder andere een functionaris gegevensbescherming, enkele HRD-medewerkers en personen uit de OR, waren hierbij betrokken. Een interne projectleider coördineerde het geheel. De consultants van het Kennys Prinsys personeelsinformatiesysteem hebben veel met ons samengewerkt. Zij hebben, samen met hun softwareontwikkelaars, ervoor gezorgd dat alles naar wens werd ingeregeld.


Vinger aan de pols

In het keuzetraject heeft Kennys vlot een proof-of-concept van de integratie van Prinsys met het CRM-systeem van Info Support via de Prinsys webservices kunnen maken. Prinsys draait nu realtime geïntegreerd in het CRM-systeem. De ingebruikname van het personeelsinformatiesysteem was volgens Stap wel even wennen. ‘Iedereen moet zichzelf tenslotte het systeem eigen maken. Het is fijn dat we met specifieke vragen kunnen terugvallen op de consultants en helpdesk van Kennys. Doordat de lijnen kort zijn, is het contact goed. Bij vragen kunnen we altijd bij hen terecht. Bovendien houden de consultants ook zelf de vinger aan de pols. Nu de implementatie achter de rug is, zullen we de komende tijd kijken welke processen we er nog meer aan kunnen toevoegen. Zo zijn we bijvoorbeeld van plan om het systeem verder uit te rollen naar de verschillende actoren in de organisatie. In de verdere toekomst gaan we zelfs nadenken over het inzetten van self service om het proces tussen medewerkers, managers en HRM te vereenvoudigen en te ondersteunen.’

Berenschot

 Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

“Geautomatiseerd sollicitatieproces levert aanzienlijke tijdsbesparing op”

Marian Loffeld, P&O-adviseur – Berenschot

Berenschot is wellicht het langst opererende managementadviesbureau van Nederland. Het bureau is internationaal actief op gebied van besturing, beleid, strategie, mens en organisatie en heeft ruim 450 medewerkers in dienst. Eind jaren tachtig startte Berenschot met de ingebruikname van personeelsinformatiesysteem Prinsys. “Wij waren een van de eerste klanten van Prinsys,” legt Marian Loffeld uit, applicatiebeheerder Prinsys. “De keuze om juist met dit personeelsinformatiesysteem te werken was eigenlijk heel simpel. Een collega van de afdeling Belonen had al in een eerder situatie contact gehad met Dennys Driehuizen, een van de oprichters van Kennys B.V.. Hij gaf ons aan eens met Dennys te gaan praten omtrent de mogelijkheden van Kennys’ HRM-systeem Prinsys.”


Flexibel

Zo gezegd, zo gedaan. De uiteindelijke keuze voor het HRM-systeem werd door Berenschot gemaakt doordat alles wat de organisatie wilde eenvoudig vervaardigd kon worden met het personeelsinformatiesysteem. Bijkomend voordeel was dat dit geen extreem hoge kosten met zich mee zou brengen. “De meeste personeelsinformatiesystemen waren veel duurder. Ook het feit dat Kennys B.V., de organisatie achter de HRM-software, korte communicatielijnen heeft en daardoor flexibel is, speelde een rol. En ook nu nog heeft Kennys korte lijnen waardoor toepassingen makkelijker doorgevoerd kunnen worden.” Volgens Marian kon er in de beginjaren erg veel. En nog steeds zijn de functionaliteiten die destijds ontwikkeld zijn op het heden van toepassing. “Wat altijd de kracht van Prinsys was, en nog steeds is, is de Peildatum. Hierdoor kun je gegevens van het verleden, het heden en de toekomst opvragen. Dat is ideaal omdat alle informatie in het systeem meteen beschikbaar wordt. Denk aan medewerkerinformatie uit 2009. Je zet de peildatumfunctie op de specifieke datum en je werkt op dat moment. Daarnaast is ook Ad Hoc Rapportage voor ons een belangrijke tool. Hiermee kunnen op eenvoudige wijze een aantal veelgevraagde overzichten geproduceerd worden.”


Online solliciteren

Sinds kort heeft het bedrijf de Prinsys-module ‘Online solliciteren’ in gebruik. Dit is een nieuwe Prinsys-module die de vacature- en sollicitatieprocedure vereenvoudigt. Marian Loffeld: “Met de module werkt onze website geïntegreerd met Prinsys. Wanneer we een vacature op de website plaatsen waarop sollicitanten online kunnen reageren, worden alle sollicitaties automatisch verwerkt in het personeelsinformatiesysteem. Eind vorig jaar hadden we een traineeship beschikbaar. We kregen tegen de 400 reacties. Doordat alle brieven en cv’s automatisch worden verwerkt, kun je je dan ook wel voorstellen dat de tijdsbesparing aanzienlijk was. Er zijn veel minder handmatige administratieve handelingen nodig en ook het afhandelen van de reacties is een stuk minder tijdrovend. Daarnaast zijn de status van de sollicitatie en de afhandeling direct, digitaal inzichtelijk.”

Digitaliseren dossiers
Volgens Marian Loffeld zorgt Kennys, het bedrijf achter HRM-software Prinsys, dat het personeelsinformatiesysteem zich telkens aan hun wensen en eisen aanpast. “We hebben sinds enige tijd ook de Webgids; alle werknemers hebben hiermee toegang tot onder andere de contactgegevens van collega’s (inclusief uitzendkrachten en samenwerkers), BHV-ers, en OR-leden, maar ook verjaardagen, jubilea en nevenfuncties. Deze worden automatisch vanuit Prinsys gepubliceerd. Daarnaast zijn we druk bezig met het digitaliseren van alle papieren dossiers. Milieubewustheid is namelijk een groot speerpunt binnen Berenschot; we proberen steeds minder op papier te zetten en uitsluitend van digitale dossiers gebruik te maken. Na deze digitaliseringsslag zijn alle oude papieren stukken gedigitaliseerd in Prinsys beschikbaar. Het is de bedoeling dat werknemers dan zelf toegang krijgen tot Prinsys. De door de werknemers ingevoerde gegevens van onder meer hun kinderen en partners worden nog wel door de afdeling HRM geaccordeerd.”

Innovatief
Volgens Marian Loffeld zit de grote kracht van het personeelsinformatiesysteem Prinsys in de rapportages en de peildatum. “Alles wat voor ons als HRM-afdeling belangrijk is, zit in het systeem. Wanneer er speciale wensen zijn, dan worden deze snel besproken; de lijnen zijn kort. Kennys laat zien, onder meer door speciale klantendagen, dat zij zich openstellen voor verbeteringen en vernieuwing.”

JAN©

 Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

“Prinsys denkt vanuit P&O. En dat is heel speciaal”

Elice Douqué, senior-personeelsfunctionaris – JAN© accountants & belastingadviseurs

JAN© is een organisatie die kort gezegd ‘een warm hart heeft voor de ambitieuze ondernemer’, een organisatie die ondernemers vooruit helpt van idee tot aan succesvol ondernemerschap. JAN© weet wat een ondernemer bezighoudt en nodig heeft. Het bedrijf biedt een zeer compleet totaalpakket aan adviesdiensten (accountancy, fiscaal, (arbeids)juridisch, pensioen, personeel en loonadvies). Ruim 165 mensen maken het werk mede mogelijk. En dan is het van groot belang dat op het terrein van human resource de zaken goed gestroomlijnd worden. Senior personeelsfunctionaris Elice Douqué en haar drie collega’s van de afdeling P&O dragen hier zorg voor.

Stimuleren werknemers
Jan accountants & belastingadviseurs maakt gebruik van personeelsinformatiesysteem Prinsys“In 2005 is het JAN© ontstaan uit een fusie van een aantal accountantsadvieskantoren. In totaal heeft JAN Accountants zes vestigingen, te weten in Zwanenburg, Landsmeer, Rijnsburg, Soest, Weesp en Purmerend. Een van de voordelen is dat we dicht bij de klant staan. Mede door de fusies zijn we in 2006 gestart met het in kaart brengen van de P&O-processen. Het uiteindelijke doel was om meer structuur te creëren in het HR-beleid. We hebben namelijk een behoorlijke groei doorgemaakt. Daarbij is in die tijd ook onze formule veranderd. JAN© is vooruitstrevend. We focussen ons nu veel meer op talent dan vroeger. Wat zijn de mogelijkheden van onze medewerkers? En hoe kunnen deze mensen zoveel mogelijk uit zichzelf halen? Daar hoort uiteraard ook ondersteuning door middel van een goed personeelsinformatiesysteem bij.”

Groot gebruiksgemak
“Toevallig stuitten we op personeelsinformatiesysteem Prinsys. Een relatie die al met dit PI-systeem werkte vertelde ons hierover. We hebben andere systemen bekeken om een goede afweging te kunnen maken, maar die boden uiteindelijk niet hetgeen we zochten. Het mooie aan Prinsys is dat het pakket volledig op P&O afgestemd is. Daarnaast is het gebruiksgemak groot. En het basissysteem is al ingericht met de belangrijkste P&O-functionaliteiten; een database met personeelsgegevens, een plek waar je de salarisgegevens opslaat en een rapportagemogelijkheid. Er zijn meer voordelen. Met bijvoorbeeld de Peildatum-functie zijn gegevens uit het verleden, heden en de toekomst eenvoudig op te vragen. Ook Verlofregistratie is een handige P&O-tool. JAN© werkt veel met verschillende tarieven. Speciaal hiervoor heeft Prinsys een maatwerkoplossing gemaakt, zodat de tarieven zijn gekoppeld aan het salaris. Prinsys heeft wat dat betreft heel goed met ons meegedacht.”

Tijd voor HR-beleid
“Op dit moment zijn we aan het kijken hoe we alle studies op een goede manier in het PI-systeem krijgen. We zien daarnaast overigens uit naar het moment wanneer we gebruik kunnen maken van Employee Self Service en Manager Self Service. Dan zullen de medewerkers kleine wijzigingen, zoals een adreswijziging, gewoon zelf in het PI-systeem aan kunnen passen. Ook managers kunnen dan bijvoorbeeld bepaalde gegevens muteren. Zo wordt de P&O-afdeling ontlast, waardoor deze meer tijd overhoudt om zich bezig te houden met het HR-beleid en hebben de managers de personele informatie per direct beschikbaar. Dit komt ten goede van de efficiency en tijdsbesteding. Het toekennen van verschillende rollen aan personen vinden we erg prettig. Wat dat betreft denkt Prinsys echt vanuit P&O. En dat is heel speciaal.”

BTL

 Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

“HRM-software Prinsys maakt een optimale vertaling van wensen en eisen”

William Bekkers, salarisadministrateur – BTL

BTL en hun personeelsinformatiesysteem, ofwel: HRM-systeemBTL is één van de grootste omgevingsverzorgers van Nederland. Het bedrijf levert haar diensten aan onder meer aan (zorg)instellingen, overheidsinstanties, commerciële organisaties en particulieren. Laatstgenoemde onder de handelsnaam ‘Tuinstijl’. De diensten die BTL aanbiedt zijn bovendien zeer uiteenlopend; van ontwerp en aanleg tot onderhoud en renovatie op het terrein van de groene buitenruimte. De bijna 500 medewerkers zijn een heel belangrijke factor voor de organisatie. Niet voor niets heeft BTL continue aandacht voor de ontwikkeling van talenten, bijvoorbeeld in de zin van opleidingen. En laat dat nu net één van de facetten zijn die terugkomen in Prinsys personeelsinformatiesysteem…

Digitalisering documenten
“Anders dan bij andere gebruikers van personeelsinformatiesystemen is ons salarisadministratiesysteem leidend. Dat houdt in dat de belangrijkste basisgegevens uit het salarissysteem Payroll gehaald worden. “Een groot voordeel van de koppeling tussen beide systemen is dat we een heleboel informatie niet dubbel hoeven in te voeren. Wanneer Prinsys is geïmplementeerd? Dat is al weer zo’n zeven jaar geleden. Daarvoor hadden we namelijk besloten dat we onze dossiers zouden digitaliseren. Zaken als documenten en opleidingen hebben we aan de NAW- en salarisgegevens toegevoegd. Tot 2010 hebben we Prinsys op deze manier gebruikt. Daarna hadden we de wens de papieren dossiers te digitaliseren. De impact die deze invoering had was flink. Al met al heeft het een jaar geduurd voordat alles goed was ingericht. Sinds een aantal jaren heeft het personeelsinformatiesysteem ook een webapplicatie. Deze ontwikkeling was voor BTL zeer belangrijk. We hebben namelijk een vijftiental locaties verspreid door heel Nederland. Vanaf de implementatie konden vestigingsmanagers afzonderlijke dossiers via een beveiligde verbinding inzien. Het was dus niet meer nodig om zowel op het hoofdkantoor als op de vestiging afzonderlijk een personeelsdossier te bewaren.”

Controleerbaar
“De mogelijkheden van personeelsinformatiesysteem Prinsys zijn zeer uiteenlopend. We maken bijvoorbeeld geregeld rapporten. Denk aan een overzicht van opleidingen en diploma’s, zoals de spuitlicentie en VCA. Handig omdat deze opleidingen wettelijk verplicht zijn. Je kunt met zo’n uitdraai exact zien wanneer bepaalde licenties aflopen. Hierdoor kun je opleidingen op tijd opnemen en budgetteren in het opleidingsplan, en kunnen de opleidingen tijdig worden ingepland. De rapportages zijn bovendien per vestiging of BTL-breed te bekijken en snel en eenvoudig uit te draaien. Ook de signaleringen in het kader van het ziekteverzuim zijn dankzij personeelsinformatiesysteem Prinsys veel beter controleerbaar geworden, zeker in verband met Wet Poortwachter.”

Optimaal functionerend
“Wij zijn tevreden met de manier van werken van Kennys, het bedrijf achter het personeelsinformatiesysteem. Het is leuk om te zien dat de medewerkers een goede vertaling maken van wensen, eisen en behoeften naar een optimaal functionerend personeelsinformatiesysteem. Doordat ook de techniek zich door blijft ontwikkelen en er steeds meer zaken veranderen op het terrein van P&O, is Prinsys naar mijn mening nooit klaar. Opvallend is dat Kennys bij het in gebruik nemen van het personeelsinformatiesysteem het initiatief bij ons legt. En dat is alleen maar goed, want zo leer je het systeem pas echt goed kennen.”

OVET

 Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

Het is prettig om alles in één HRM-systeem vast te kunnen leggen”

Benedicte Rommens, werkzaam op de afdeling P&O, en Jacqueline Dieleman, salarisadministrateur – Ovet

OVET B.V. is een overslagbedrijf met als hoofdactiviteit het op- en overslaan van vaste brandstoffen in bulk, zoals kolen, erts en biomassa. Het hoofdkantoor van de onderneming bevindt zich in Terneuzen. Daarnaast heeft de onderneming ook nog locaties aan de havens van Vlissingen en Terneuzen. In totaal werken er zo’n 125 mensen voor OVET. Benedicte Rommens is samen met haar twee P&O-collega’s verantwoordelijk voor het personeelsbeleid. Haar collega Jacqueline Dieleman verzorgt de salarisadministratie. Vanaf eind 2010 dragen Benedicte en Jacqueline zorg voor de implementatie van personeelsinformatiesysteem Prinsys. De laatste puntjes worden op dit moment op de i gezet…

Implementatie personeelsinformatiesysteem
OVET maakt gebruik van een personeelsinformatiesysteem“OVET wil in alle opzichten een goede werkgever zijn voor haar werknemers. Zo zijn we veel bezig met de veiligheid van onze medewerkers, maar ook investeren we in opleidingen. Exploitatiepersoneel komt vaak op een bepaalde functie binnen, maar kunnen zowel in- als externe opleidingen volgen; er zijn uiteenlopende doorgroeimogelijkheden. Mede om dit zo efficiënt mogelijk te kunnen verwerken, hebben we eind 2010 personeelsinformatiesysteem Prinsys geïnstalleerd.”

Eén goed basissysteem
“Het is erg prettig om alles georganiseerd in één systeem te hebben vastgelegd, zodat informatie zich niet op allerlei plaatsen begeeft. Bovendien wilden we alle personeelsinformatie digitaliseren. Waarom we voor HRM-systeem Prinsys hebben gekozen? De koppeling naar salarisadministratiesysteem Baan – waar we al jaren mee werken – is heel eenvoudig. Bij andere personeelsinformatiesystemen is die koppeling vaak onmogelijk of er zitten torenhoge kosten aan verbonden. Ook wordt er bij andere leveranciers niet altijd gedaan wat er beloofd wordt. Bij Prinsys verloopt de implementatie tot op heden daarentegen erg goed. Daarbij kan Prinsys ook maatwerk leveren en zitten de belangrijkste functionaliteiten al in het basissysteem. Denk bijvoorbeeld aan de minimale basisgegevens van werknemers, waaronder NAW-gegevens, partnergegevens en informatie over wanneer iemand in dienst is getreden. En wat ook prettig is, is het feit dat overzichten – bijvoorbeeld ziekteverzuim of salarisstatistieken – en brieven makkelijk te koppelen zijn. Signaleringen op het gebied van ziekteverzuim kunnen daardoor snel worden opgevolgd.”

Cursussen
“Het contact met het team achter personeelsinformatiesysteem Prinsys verloopt heel goed. Zo hebben we onlangs enkele cursussen gevolgd: de basis- en de rapportage-opleiding. Dat is ons heel goed bevallen. Bij OVET Shipping en hun HRM-systeemKennys in Gouda hebben ze een aparte opleidingsruimte. Hier hebben we vooral praktische ervaring opgedaan. Maar ja, als je weer terug op kantoor bent, dan ziet alles er toch weer anders uit. Gelukkig staat de helpdesk van het HRM-systeem ons graag bij. Het is fijn dat wanneer je iets vraagt je direct geholpen wordt. Al met al zijn we dan ook ontzettend positief over het personeelsinformatiesysteem. En we zien ernaar uit dat over een tijdje onze medewerkers ook zelf vakantiedagen en dergelijke in het systeem kunnen invoeren. Dat zou een nog mooiere toevoeging zijn.”

Gunnebo

 Uit respect voor onze klanten vragen wij u eerst met ons contact op te nemen wanneer u vragen aan hen heeft.

‘Koppeling HRM- en tijdsregistratiesysteem maakt inkloppen dubbele gegevens overbodig’

Anne Venzke, HRM administrator – Gunnebo


Gunnebo heeft jarenlange ervaring als het gaat om beveiligingsproducten en -oplossingen, gericht op onder meer brandkasten en kluizen, geldbeheer, ingangsbeveiliging en elektronische beveiliging voor banken. Binnen en buiten onze landsgrenzen. 
Want Gunnebo is in meer dan 30 landen actief.

Prinsys
Bij een van de twee Nederlandse vestigingen in Doetinchem werken 300 medewerkers, waarvan circa 180 uitzendkrachten. Niet voor niets zijn een goed HRM-systeem en een tijdsregistratiesysteem onontbeerlijk om alles op het vlak van HRM in goede banen te leiden. Anne Venzke is HRM administrator. In deze rol is zij verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie. Venzke vertelt: ‘Ruim vier jaar geleden hebben we ervoor gekozen om Prinsys in gebruik te nemen. Voorheen werden er op tal van plekken binnen de organisatie diverse Excel-lijstjes opgeslagen. Met de komst van Prinsys werden al deze lijsten gecentraliseerd.’

Maar waarom viel de keuze van Gunnebo op Prinsys? Venzke legt uit: ‘Prinsys leek ons gebruiksvriendelijk. Daarbij biedt het HRM-systeem veel mogelijkheden. Daarnaast vinden we servicegerichtheid heel belangrijk. Iets dat Kennys, het bedrijf achter Prinsys, ons beloofde te bieden.’ In de praktijk bleek Prinsys helemaal aan de verwachtingen te voldoen. ‘Ook het systeem wijst zich vanzelf. En als er vragen zijn, dan wordt er zeer snel actie ondernomen. Toen we vroegen of er een koppeling kon worden gemaakt met een nieuw tijdsregistratiesysteem, adviseerde Kennys ons Time-Wize Experience van Atimo.’

Time-Wize Experience
Atimo is een Nederlands bedrijf. Time-Wize Experience zorgt voor betrouwbare managementinformatie over de arbeidstijd en de daarmee samenhangende kosten. Maar met Time-Wize Experience kan meer dan alleen tijd worden geregistreerd. De geregistreerde tijd kan worden uitgesplitst en deze input kan worden gebruikt voor andere toepassingen, zoals de salarisverwerking, financiële boekhouding, project- of orderadministratie. Samen met Kennys en Atimo is Gunnebo een kijkje gaan nemen bij verschillende bedrijven die Time-Wize Experience reeds in gebruik hadden. ‘We waren verrast door zo veel openheid. We kregen zelfs de kans om met de gebruikers te spreken. Het feit dat Atimo, net als Kennys, zeer servicegericht is, was de doorslaggevende factor. Daarnaast speelde de mogelijkheid om Prinsys aan Time-Wize Experience te koppelen een grote rol.’

Koppeling HRM-systeem en tijdregistratiesysteem
Sinds de implementatie van Time-Wize Experience kunnen medewerkers met behulp van een druppel in- en uitklokken. ‘De lange rijen zijn voorgoed verleden tijd. Daarbij zorgt het systeem dat ons, op de HRM-afdeling en salarisadministratie, heel veel werk uit handen wordt genomen. Zo rekent het systeem automatisch uit óf en hoeveel verlofuren iemand nog heeft bijvoorbeeld. Alles is gesynchroniseerd, waarbij Prinsys leidend is voor de personeelsmutaties en Time-Wize Experience voor de urenboekingen. Ook een ziekmelding van een medewerker in Prinsys wordt automatisch doorverwerkt naar Time-Wize Experience. Dat geldt ook voor indiensttredingen. Er hoeven dus geen dubbele gegevens ingeklopt te worden.’

‘Een dikke 9’
De gebruikersdagen van Kennys worden door Venzke enorm gewaardeerd. ‘De gebruikersdagen stellen ons in staat om met andere vakgenoten te sparren. Wat doen zij op gebied van automatisering? En welke functionaliteiten hebben zij in gebruik? Daarnaast is er altijd volop gelegenheid om vragen te stellen. Tijdens deze dagen wordt alles keurig genotuleerd en wordt echt naar ons geluisterd.’ Ook met Time-Wize Experience van Atimo is het bedrijf zeer tevreden. ‘Al met al zouden we zowel Prinsys als Atimo daarom een dikke 9 geven’, aldus Venzke.

Zoeken