Peildatum – reizen door de tijd

In een personeelsinformatiesysteem zijn de gegevens die betrekking hebben op het heden belangrijk. Maar op sommige momenten is het noodzakelijk om ook te kunnen zien hoe een en ander in het verleden was, of juist hoe een en ander gepland is om er in de toekomst uit te zien. Denkt u alleen al eens aan het sociaal jaarverslag dat elk jaar weer moet worden samengesteld, of aan het plannen van organisatiewijzigingen.

Een sociaal jaarverslag rapporteert over het afgelopen jaar en wordt vaak pas enkele maanden later geschreven. Maar hoe komt u aan de gegevens die op dat moment actueel waren als er in de tussentijd al zeer veel is gewijzigd?

In Kennys HRM is het mogelijk om als het ware ‘door de tijd te reizen’. Geef een willekeurige datum in verleden of toekomst in en u krijgt de op dat moment geldende gegevens in beeld. Dit geldt voor alle in Kennys HRM geregistreerde gegevens; van salarissen en functies tot adressen en afdelingen en zelfs voor foto’s. Met één druk op de knop ziet u bijvoorbeeld de situatie van drie maanden geleden.

Ter verduidelijking een voorbeeld hoe de peildatumstructuur gebruikt kan worden. Op de afdeling HRM is behoefte aan verschillende soorten gegevens:

De ene HRM-medewerker is op zoek naar een medewerker voor een bepaald project of wil een brief aan een bepaalde medewerker sturen. Hij gebruikt gegevens die nu actueel zijn. Zijn peildatum is dus vandaag.
De andere HRM-medewerker is bezig met het schrijven van het Sociaal Jaarverslag. Haar interesse gaat uit naar de situatie zoals die vorig jaar was. Zoals de gemiddelde leeftijd op dat moment, het gemiddelde salaris, het ziekteverzuim etc. Haar peildatum zal dus in het verleden liggen, bijvoorbeeld 31 december van het afgelopen jaar.
Het hoofd PZ is bezig met de reorganisatie en planning van een aantal afdelingen. Hij of zij is geïnteresseerd in de situatie zoals die medio volgend jaar verwacht wordt. Hij/zij wil alvast de (nieuwe) organisatiestructuur voor volgend jaar aanmaken, nieuwe functies voor volgend jaar verdelen, salarisschalen indelen en alvast medewerkers plaatsen. Haar/zijn peildatum ligt dus in de toekomst, bijvoorbeeld 10 juni van het komend jaar.

Al deze personen hebben gegevens uit verschillende tijdsperioden nodig. Zij kunnen deze informatie echter uit het zelfde systeem halen dankzij het gebruik van de peildatum! De mutaties die op gegevens worden doorgevoerd, hebben ook hun invloed op de toekomstige gegevens: wanneer een werknemer op 23 augustus uit dienst gaat, zal hij niet meer voorkomen in de overzichten met een peildatum van na die datum. Bij alle mutaties die plaatsvinden, vraagt Kennys HRM om een ingangsdatum. Zo hebt u een extra controle dat mutaties op het juiste moment worden doorgevoerd.

U begrijpt dat de peildatumstructuur op iedere personeelsafdeling ongekende mogelijkheden geeft!

Neem voor meer informatie over de unieke peildatummogelijkheden contact met ons op.