TOELICHTING

Basissysteem

Zeer uitgebreid basissysteem, inclusief onder meer de signaleringsfunctie en de geïntegreerde Flex rapportage tool met mogelijkheden om Word samenvoegbrieven op te stellen.

Manager MSS toegang

Deze module maakt toegang tot Prinsys voor alle managers en andere (zowel interne als externe) verantwoordelijken mogelijk.
Met deze module kan een leidinggevende bijvoorbeeld de opleidingen, verzuimhistorie en beoordelingsformulieren voor zijn/haar medewerkers inzien en aanvullen.

Medewerker ESS toegang

Deze module maakt voor alle medewerkers toegang tot (een deel) van de gegevens in Prinsys mogelijk.
Wettelijk gezien heeft de medewerker recht tot inzage in zijn of haar eigen dossier. Met deze module kan dit eenvoudig worden ingericht.
Ook kan de medewerker formulieren die met de module Formulieren zijn gemaakt, online invullen.

App & Portaal

  • Om naast de HRM-gebruikers ook anderen toegang te verschaffen tot bepaalde gegevens in het systeem zijn er verschillende mogelijkheden.Met de hier beschreven module App & Portaal kunnen medewerkers en managers dit op zeer eenvoudige wijze doen op een smartphone, tablet of op een gewone pc of laptop.

Met onder andere:

  • Mijn collega’s
    Met het onderdeel Mijn collega’s kunnen altijd de actuele contactgegevens van collega’s worden opgevraagd zoals de naam, het zakelijke telefoonnummer en het het zakelijke e-mailadres. Het is, afhankelijk van het gebruikte apparaat, ook mogelijk om direct vanuit de App te bellen, sms-en en e-mailen.
  • Loonstroken
    Alle loonstroken en jaaropgaven van de medewerker die in Prinsys zijn opgeslagen kunnen vanuit de App en het Portaal overzichtelijk per jaar aan hem of haar beschikbaar worden gesteld.
  • Contactmutaties
    In de App kan een medewerker een wijziging van zijn of haar  privé-contactgegevens en/of noodcontactpersoon aanvragen. Nadat de beoordelaar deze wijziging heeft goedgekeurd worden de gegevens direct verwerkt in Prinsys.
  • Doorlinks
    Er kunnen verschillende vaste hyperlinks worden geplaatst die direct vanuit de App te openen zijn, bijvoorbeeld naar het bedrijfsreglement, naar een nieuwspagina of naar de interne vacatures.
  • Declaraties
    Declaraties kunnen door de werknemer inclusief (foto of scan van) bon worden ingegeven. Als deze door een beoordelaar zijn goedgekeurd worden deze automatisch verwerkt in Prinsys.
  • Ziek melden
    In de App en het Portaal zijn de actuele verzuimmeldingen inzichtelijk weergegeven voor de leidinggevende. Daarnaast kan de leidinggevende vanuit de App zijn medewerkers ziek- en hersteld melden. Bijvoorbeeld als onderweg vanaf bouwplaats of kantoor.
  • Verlof
    Medewerkers kunnen met de App en het Portaal inzage krijgen in hun verlofrechten, verlofopnames en het actuele saldo.  Een verlofaanvraag kan de medewerker met de app direct digitaal indienen. De toegewezen verlofbeoordelaar krijgt hiervan een notificatie  en heeft  in de app extra mogelijkheden waarmee hij/zij de aanvraag kan goed- of afkeuren. Uiteraard heeft deze daarbij in de App inzicht in de verlofkalender van de afdeling en in de rechten en saldi van de medewerker.

Voordelen

  • Geen papieren administratie voor verlof en contactmutaties, maar een geautomatiseerd registratiesysteem.
  • Overal ter wereld waar uw telefoon een internetverbinding heeft, kan de app worden gebruikt.
  • Met de verschillende rapportagemogelijkheden in Prinsys kunnen de processen uit de App inzichtelijk worden gemaakt, zoals bijvoorbeeld het aantal openstaande verlofaanvragen.

Online solliciteren

  • De module waarmee sollicitanten online kunnen solliciteren door middel van een digitaal sollicitatieformulier. De hierop ingevulde gegevens en bijgevoegde brief en CV komen automatisch in Prinsys terecht.
  • Deze sollicitatieformulieren kunnen middels een hyperlink zeer eenvoudig worden toegevoegd aan de vacatures op uw eigen website of algemene vacaturesites.
  • Sollicitant
    Nadat een sollicitant door middel van het sollicitatieformulier reageert op een vacature dan wordt deze automatisch aangemaakt als sollicitant in Prinsys.
  • Automatische ontvangstbevestiging
    In combinatie met de module Batch uitvoer en e-mail kan nadat de gegevens van een sollicitant zijn toegevoegd aan Prinsys direct een gepersonaliseerde ontvangstbevestiging worden gemaild naar de sollicitant.
    Daarnaast kunnen de gegevens van een sollicitant automatisch worden gemaild naar een vacaturehouder, de afdeling Communicatie of een recruiter.
  • Aannemen sollicitant
    Bij het aannemen van de sollicitant worden alle gegevens automatisch overgenomen zodat gegevens niet opnieuw hoeven worden ingevoerd.
  • Huisstijl
    Zowel het sollicitatieformulier als de ontvangstbevestiging kunnen volledig in uw eigen huisstijl worden weergegeven, inclusief logo, kleuren en lettertype.

Batch uitvoer en e-mail

Deze module biedt u de mogelijkheid om het uitvoeren van rapportages en het versturen van de resultaten aan belanghebbenden geheel geautomatiseerd te laten verlopen.

Door middel van geplande batches:

  • Het automatisch als “achtergrondtaak” op geplande tijdstippen verzorgen van uitvoer
  • De uitvoer kan eenmalig, periodiek, herhaald of op afroep plaatsvinden
  • Voor zowel vaste als ad hoc rapportages
  • Ook voor koppelingen naar Arbodiensten
  • De uitvoer kan naar een bestand en/of naar één of meer
    e-mail adressen worden gestuurd
  • Voor een overzicht van de status en het beheer van batch-taken is een speciale beheersfunctie aanwezig

Direct op basis van ingevoerde mutatie

  • Hiermee kan er op basis van een mutatieactie op één of meerdere gegevens direct volautomatisch een e-mail worden verstuurd.
  • Er kunnen naast gegevens van de medewerker ook gegevens worden opgenomen van leidinggevende(n), de gebruiker en sollicitanten. Zoals het e-mailadres, de naam of het gemuteerde veld.
  • Deze functionaliteit is zeer flexibel en biedt veel mogelijkheden.

Voordelen

  • Periodiek benodigde (management-)informatie wordt nooit meer vergeten, omdat deze wordt ingepland en automatisch verzonden.
  • Maak automatische signaleringen die belanghebbenden op de hoogte stellen van gebeurtenissen, acties en managementinformatie over personeel en organisatie.
  • De werkplek van gebruikers wordt bij grote bestanden niet belast met zware rapporten of andere uitvoer omdat deze op de achtergrond wordt uitgevoerd.
  • De e-mail functie biedt de mogelijkheid belanghebbenden die geen toegang tot Prinsys hebben van informatie uit Prinsys te voorzien.

Cockpit

Voor het management en andere belanghebbende is de Prinsys Cockpit dé manier om in één oogopslag essentiële ken- en stuurgetallen van uw organisatie te bekijken. Gebruikmakend van de unieke peildatumtechnologie geeft de Prinsys Cockpit u een duidelijk inzicht in de actuele stand van zaken in uw organisatie met betrekking tot HRM-gerelateerde zaken.

De module Cockpit biedt de volgende mogelijkheden:

  • Een speciaal cockpitscherm met daarop een grafische weergave van alle essentiële ken- en stuurgetallen van uw organisatie. Hiermee wordt een duidelijk inzicht in diverse Key Performance Indicators (KPI’s) gegeven.
  • De standaard uitgeleverde grafieken kunnen zowel qua vorm als inhoud worden aangepast op uw wensen en nieuwe grafieken/tabbladen kunnen worden toegevoegd.
  • Standaard biedt deze module veel verschillende type weergaven waaruit kan worden gekozen. Dit zijn onder andere: Staafdiagrammen, Taartdiagrammen, Niveaumeters, Puntenwolken, Bubblecharts, etc.

Voordelen

  • Iedere Prinsysgebruiker bekijkt de actuele ken- en stuurgetallen wanneer het hem of haar uitkomt
  • Tijdsbesparing, het rondsturen van rapportages is niet meer nodig
  • Indicatoren kunnen worden aangepast aan uw wensen

Webgids

Deze module biedt de mogelijkheid om vanuit Prinsys verschillende overzichten op uw intranet/internet beschikbaar te stellen. Zoals bijvoorbeeld een personeelsgids, een personeelskalender en de actuele BHV’ers.

  • Wie is er jarig?
  • Wie jubileert er?
  • Wie komt er in dienst?
  • BHV’ers
    Dit overzicht toont de actuele BHV’ers zodat bij een calamiteit direct de juiste persoon kan worden gevonden. Naast de naam kunnen ook de werklocatie en het telefoonnummer getoond.
  • Andere overzichten
    Naar wens kunnen diverse soorten pagina’s worden gecreëerd. Voorbeelden hiervan zijn overzichten met uitzendkrachten en leden van de Ondernemingsraad (OR). Daarnaast kan bijvoorbeeld een pagina worden aangemaakt met uw wagenpark zodat snel een bestuurder kan worden gevonden.

Voordelen

  • Het raadplegen op uw intranet/internet van adressen, telefoonnummers etc. met handige zoek- en sorteerfuncties
  • U hoeft geen boekjes of lijstjes (meer) af te drukken.
  • Iedereen in uw organisatie die toegang heeft tot het netwerk, kan makkelijk de benodigde e-mail adressen en telefoonnummers vinden
  • Standaard bevatten de gegevens naam, functie, afdeling en pasfoto waardoor deze als smoelenboek kan fungeren
  • In geval van calamiteiten kunt u direct de bedrijfshulpverleners vinden doordat hiervoor een standaard-overzicht wordt uitgeleverd
  • Met de personeelskalender kunt u in één oogopslag in fraaie webpagina’s zien wie er jarig is, wie er jubileert en wie er nieuw in dienst komt.
  • De medewerkersgegevens komen direct uit Prinsys en zijn daardoor altijd actueel. Het is dus niet meer nodig om deze gegevens op meerdere plekken bij te houden.

Formulieren

Voorbeelden van Prinsys Formulieren:

  • Enquêtes
  • Beoordelingen
  • Competenties
  • Exitgesprekken
  • Functioneringsgesprekken
  • Veiligheidsonderzoeken
  • ARBO onderzoeken

Voordelen:

  • Het gebruik van formulieren scheelt tijd en voorkomt fouten.
  • Beveilig de formulieren, zodat alleen bevoegde gebruikers het formulier kunnen inzien/invullen.
  • Genereer rapporten op basis van de formulieren met tellingen en percentages over de score door middel van flex rapportages.
  • Laat de medewerker of  leidinggevende de formulieren zelf (online) in Prinsys invullen door middel van ESS en MSS. Hierbij kan aan een medewerker rechten worden toegekend om alleen specifieke formulieren in te zien of te wijzigen (voor deze functionaliteit is de module ‘Medewerker ESS/MSS toegang’ vereist).

Meertaligheid

Het is mogelijk om Prinsys in meerdere talen te gebruiken. Op deze manier kunt u Prinsys aanbieden aan medewerkers die werkzaam zijn binnen buitenlandse vestigingen van uw organisatie. De medewerkers kunnen eenvoudig gegevens inzien en/of muteren.

De meertaligheid is op algemeen niveau doorgevoerd. Dit betekent dat de meeste en belangrijkste functionaliteiten in de betreffende taal worden weergegeven, maar niet alle functionaliteiten. Doelstelling van meertaligheid in Prinsys is dat een anderstalige medewerker kan navigeren naar de gewenste gegevensschermen en daar werknemersgegevens kan inzien en eventueel muteren. Daarbij worden menuopties en veldnamen vertaald in de gekozen taal. De gegevens/waarden worden niet vertaald.

Voordelen:

  • Onderdeel  van het Prinsys basissysteem.
  • Alle voorkomende talen kunnen geladen worden, naast Nederlands tot maximaal negen talen per Prinsys database.
  • Door open source karakter kunnen termen door de klant op haar eigen terminologie of eventuele lokale dialecten worden afgestemd.

Webservices

De module die andere softwaresystemen de mogelijkheid biedt om met XML berichten online gegevens uit Prinsys op te vragen en mutaties terug aan te bieden aan Prinsys.

Koppeling arbodienst

Met de module Arbo-koppelingen biedt Prinsys standaard de mogelijkheid om te koppelen met diverse Arbodiensten. Elke koppeling geeft de mogelijkheid om de berichtgeving van ziektemutaties aan uw Arbodienst meer geautomatiseerd te laten verlopen.

  • Geautomatiseerde Arbo-koppeling
    De berichtgeving aan uw Arbodienst kan vrijwel volledig geautomatiseerd verlopen door gebruik te maken van de module Batch uitvoer en e-mail. Slechts in uitzonderingsituaties is ander contact met de Arbodienst nodig. De module Batch uitvoer en e-mail is een zeer nuttige uitbreiding op Prinsys, die ook buiten de Arbo-koppelingen veel mogelijkheden biedt.

Voordelen

  • U bespaart veel tijd door alle medewerkergegevens en ziektemutaties slechts eenmaal in te voeren en deze automatisch door te sturen naar uw Arbodienst
  • U beheerst de kosten door in te stellen hoeveel dagen gewacht moet worden voordat een ziekmelding aan uw Arbodienst wordt verstuurd
  • Verzuim van het soort dat zichzelf binnen enkele dagen oplost en waarvoor geen verdere acties nodig zijn, zoals een verkoudheid etc. kunnen worden uitgesloten van de meldingen
  • U voorkomt fouten doordat gegevens niet steeds in een ander systeem worden overgetypt
  • Met de module Batch uitvoer en e-mail kunt u deze meldingen volledig geautomatiseerd verzenden per e-mail.

Koppeling loonsysteem

De module waarmee de in Prinsys gemaakte mutaties kunnen worden gefiatteerd en vervolgens worden aangeleverd aan diverse loonsystemen.

Koppeling documentbeheersysteem

Standaard kunt u in Prinsys allerlei documenten zoals bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, identiteitsbewijzen, gescande certificaten, diploma’s, notities en brieven uploaden. Prinsys vormt hiermee een volledig elektronisch personeelsdossier.
Als u naast Prinsys ook een documentbeheersysteem in gebruik heeft, dat is het mogelijk om vanuit Prinsys direct te verwijzen het dossier van de geselecteerde persoon in dat systeem.

Wilt u meer informatie over de aangeboden pakketten? Neem dan contact op

Zoeken