Aangepaste regels voor kopiëren identiteitsbewijs uitzendkracht

Er zijn nieuwe regels voor het maken en bewaren van een kopie van het identiteitsbewijs van uitzendkrachten die nog niet begonnen zijn met werken. Deze regels zijn via de Verzamelwet SZW 2018 ingegaan per 1 januari 2018.

Kopie maken bij aanmelding uitzendbureau
Uitzendbureaus mogen nu een kopie van het identiteitsbewijs maken zodra kandidaten zich aanmelden bij hun bureau. Dus ook als deze mensen niet gelijk aan het werk gaan. Het is het uitzendbureau toegestaan om de kopie vervolgens maximaal 4 weken te bewaren in de administratie. Mocht de kandidaat binnen die 4 weken niet aan de slag gaan via het uitzendbureau, dan moet deze de kopie van het identiteitsbewijs alsnog direct verwijderen.

Reden voor de aanpassing
De nieuwe regels rond het maken van een kopie van het identiteitsbewijs moeten uitzendbureaus voldoende tijd geven om de identiteit van kandidaten te checken en om te controleren of deze persoon in Nederland werkzaam mag zijn. De wijziging is vastgelegd in de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI), in de Verzamelwet SZW 2018.

Kopie door inlener niet toegestaan
Huurt uw bedrijf een uitzendkracht in via een uitzendbureau? Dan moet de leidinggevende of uw HR-afdeling het originele identiteitsbewijs controleren voordat de uitzendkracht aan de slag gaat. Een kopie maken voor uw eigen administratie is al sinds 1 januari 2014 niet meer toegestaan. Volgens de Belastingdienst is dat namelijk niet meer nodig. Persoonsgegevens mogen alleen nog worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is, wat in dit geval niet langer zo is. Hierop geldt echter een uitzondering. Als uw uitzendkracht van buiten de Europese Economische Ruimte (EER) afkomstig is, dan moet uw organisatie een kopie maken van het identiteitsbewijs en deze bewaren.